INTRODUZIONE
La presente informativa sulla privacy ha lo scopo di spiegare in modo chiaro e trasparente come raccogliamo, utilizziamo e trattiamo i vostri dati personali, nonché le misure adottate per garantirne la sicurezza e la riservatezza, conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (GDPR) e alla normativa applicabile.
La presente informativa sulla privacy si applica ai dati personali degli interessati, in particolare: utenti del sito internet e delle piattaforme associate, clienti, potenziali clienti, fornitori, partner, prescrittori, rappresentanti di organizzazioni professionali o istituzionali, nonché qualsiasi persona coinvolta nell'ambito di rapporti professionali o istituzionali, compresi i candidati alle offerte di lavoro.
Il titolare del trattamento dei dati personali è EUROVENT CERTITA CERTIFICATION (ECC), con sede legale in 34 rue Laffitte, 75009 Parigi. I recapiti del Responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@eurovent-certification.com
La presente informativa sulla privacy può essere modificata in qualsiasi momento per tenere conto di evoluzioni legislative, regolamentari o operative. In caso di modifica sostanziale, gli interessati ne saranno informati con qualsiasi mezzo appropriato, in particolare tramite il sito internet o le piattaforme associate.
DATI RACCOLTI
Raccogliamo dati personali relativi a clienti, potenziali clienti, candidati alle offerte di lavoro e utenti del sito internet e delle piattaforme associate.
Per quanto riguarda i clienti, i dati trattati comprendono in particolare i recapiti professionali dei contatti all'interno della loro organizzazione (quali nome e cognome, numero di telefono, funzione e indirizzo e-mail o postale). Tali dati sono trattati ai fini della gestione del rapporto contrattuale e del monitoraggio delle prestazioni. A tale titolo, i trattamenti effettuati comprendono in particolare la gestione dei contratti, la fatturazione, il monitoraggio delle prestazioni, il rispetto degli obblighi contabili, fiscali e normativi nonché, ove applicabile, la gestione dei reclami e dei contenziosi. Possono inoltre essere trattati dati bancari relativi alla persona giuridica o fisica a cui viene emessa la fattura, nel rispetto degli obblighi di legge e regolamentari e al fine di garantire il pagamento delle prestazioni. Infine, possono essere raccolte informazioni supplementari quando vengono comunicate volontariamente dagli interlocutori interessati, nella misura in cui siano necessarie al corretto svolgimento delle prestazioni.
Per quanto riguarda fornitori, partner, prescrittori, rappresentanti di organizzazioni professionali o istituzionali e, più in generale, i contatti coinvolti nell'ambito di rapporti professionali o istituzionali, i dati trattati comprendono in particolare i recapiti professionali (quali nome e cognome, funzione, organizzazione di appartenenza, indirizzi e-mail e postali e numeri di telefono professionali). Tali dati sono trattati ai fini della gestione dei rapporti contrattuali o precontrattuali, del monitoraggio delle collaborazioni e dello sviluppo e mantenimento della rete professionale della società. Possono inoltre essere utilizzati nell'ambito di scambi settoriali, istituzionali o normativi connessi alle sue attività.
Per quanto riguarda i potenziali clienti, i dati trattati comprendono in particolare i recapiti professionali (quali nome e cognome, funzione svolta all'interno dell'organizzazione e indirizzi e-mail e postali).
Tali dati sono trattati ai fini di attività di prospezione commerciale, invio di informazioni relative ai servizi offerti, inviti a eventi professionali e comunicazione istituzionale.
Per quanto riguarda i candidati alle offerte di lavoro, i dati trattati comprendono in particolare i recapiti (quali nome e cognome e indirizzo e-mail), nonché le informazioni contenute nel curriculum vitae e nella lettera di motivazione trasmessi in occasione di una candidatura. Tali dati sono trattati ai fini della gestione del processo di selezione e della valutazione dell'adeguatezza delle candidature alle posizioni proposte.
Per quanto riguarda gli utenti del sito internet e delle piattaforme associate, i dati trattati comprendono in particolare le informazioni necessarie al trattamento delle richieste formulate dagli utenti, quali nome, cognome e indirizzo e-mail.
Tali dati sono trattati ai fini della gestione delle richieste inviate tramite i moduli di contatto, del miglioramento del funzionamento e delle prestazioni del sito, dell’analisi statistica della sua frequentazione e della sicurezza dell’accesso ai servizi online.
ECC non adotta alcuna decisione che produca effetti giuridici o incida in modo significativo su una persona sulla sola base di un trattamento automatizzato.
BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI VOSTRI DATI
I trattamenti di dati personali effettuati da ECC si basano sulle seguenti basi giuridiche:
- l'esecuzione del contratto: gestione dei rapporti contrattuali con i clienti, erogazione delle prestazioni e fatturazione;
- le misure precontrattuali e il legittimo interesse: gestione delle candidature e organizzazione del processo di selezione. L'esame di una candidatura per una posizione determinata si basa sull'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del candidato. La conservazione di una candidatura al fine di proporre successivamente altre opportunità professionali si basa sul legittimo interesse di ECC a costituire un bacino di candidati, nel rispetto dei diritti e degli interessi degli interessati;
- il rispetto degli obblighi legali e regolamentari: conservazione dei documenti contabili, rispetto degli obblighi fiscali e comunicazione di dati alle autorità competenti quando previsto dalla legge;
- il legittimo interesse: gestione dei rapporti precontrattuali, prospezione professionale presso contatti B2B, comunicazione istituzionale, nonché gestione e difesa dei diritti della società;
- il consenso: invio di comunicazioni elettroniche quando richiesto dalla normativa e utilizzo di determinati cookie soggetti a consenso preventivo.
TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI
Alcuni prestatori di servizi o fornitori di soluzioni digitali utilizzati da ECC, comprese soluzioni che integrano funzionalità di intelligenza artificiale, possono avere sede o trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. In tal caso, ECC garantisce che tali trasferimenti siano disciplinati conformemente al GDPR, in particolare mediante una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea o qualsiasi altra garanzia adeguata prevista dalla normativa applicabile.
L’elenco dei paesi interessati e una copia o una descrizione delle garanzie applicabili possono essere richiesti al DPO.
RACCOLTA DEI DATI
I dati personali sono raccolti direttamente presso gli interessati oppure indirettamente da fonti professionali accessibili al pubblico. Tali fonti possono includere, ad esempio, elenchi professionali, siti internet di aziende o social network professionali (come LinkedIn). Durante l'utilizzo del sito internet e delle piattaforme associate (in particolare il sito ECC, il portale clienti e alcune interfacce utilizzate nell'ambito dei servizi offerti), possono essere depositati sul dispositivo dell'utente cookie strettamente necessari al loro funzionamento.
Tali cookie hanno lo scopo di garantire il corretto funzionamento dei servizi, l'autenticazione degli utenti e il bilanciamento del carico. Non sono utilizzati per finalità pubblicitarie o di profilazione. L'utente può configurare il proprio browser per rifiutare tutti o parte dei cookie. Tuttavia, il rifiuto di alcuni cookie può comportare un peggioramento dell'accesso ad alcune funzionalità dei servizi interessati.
Nell'ambito di alcune comunicazioni elettroniche, ECC può ricorrere a tecnologie che consentono di misurare l'apertura dei messaggi o le interazioni con il loro contenuto. Quando la normativa applicabile lo richiede, tali trattamenti si basano sul consenso preventivo dell'interessato, che può essere revocato in qualsiasi momento.
DESTINATARI DEI DATI
Conformemente alla normativa applicabile, i dati personali possono essere comunicati, entro i limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di destinatari:
- i servizi interni interessati (in particolare i servizi responsabili del reclutamento, della gestione amministrativa, della fatturazione, dell’attività di certificazione, delle operazioni e della comunicazione), nonché le persone direttamente coinvolte nel trattamento dei dossier di certificazione;
- gli studi legali che intervengono in qualità di consulenti o per la difesa degli interessi della società, in particolare ai fini del rispetto degli obblighi legali e regolamentari o della gestione dei contenziosi;
- i fornitori di servizi, partner e subappaltatori che agiscono per conto della società (quali fornitori di servizi informatici, hosting, servizi di supporto, traduzione o comunicazione), nei limiti delle loro mansioni e soggetti a obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza;
- le autorità amministrative, giudiziarie o di regolamentazione competenti, quando previsto dalla legge o su richiesta di un’autorità abilitata.
I dati sono comunicati esclusivamente nella misura necessaria al conseguimento delle finalità perseguite e nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679.
SICUREZZA DEI DATI
La società attua misure tecniche e organizzative adeguate al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati e di proteggerli da qualsiasi distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato.
PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali sono conservati per periodi non superiori a quelli necessari rispetto alle finalità per le quali sono trattati, nel rispetto della normativa applicabile. A tale titolo:
- i dati dei candidati sono conservati per un periodo massimo di 2 anni dall’ultimo contatto;
- i dati relativi ai clienti sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e successivamente archiviati conformemente agli obblighi di legge applicabili (in particolare 5 anni in materia contrattuale e 10 anni in materia contabile);
- i dati dei potenziali clienti sono conservati per un periodo massimo di 3 anni dall’ultimo contatto;
- i dati raccolti tramite il sito internet, in particolare tramite i moduli di contatto, sono conservati per il periodo necessario al trattamento della richiesta e successivamente archiviati per un periodo massimo di 3 anni dall’ultimo contatto;
- Les données relatives aux fournisseurs, partenaires et contacts professionnels sont conservées pendant la durée de la relation, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
- les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL ;
- i log tecnici e i dati di connessione utilizzati per garantire la sicurezza dei sistemi informativi, rilevare anomalie e prevenire accessi fraudolenti sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi dalla loro registrazione, salvo la necessità di conservarli più a lungo a causa di un incidente di sicurezza, di un contenzioso o di un obbligo legale applicabile.
ESERCIZIO DEI VOSTRI DIRITTI SUI DATI PERSONALI
Conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), disponete di diritti sui dati personali che vi riguardano, anche dopo la loro trasmissione alla società. In particolare, potete:
- opporvi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla vostra situazione particolare, a un trattamento basato sul legittimo interesse. Quando il trattamento è effettuato per finalità di prospezione, tale diritto può essere esercitato senza necessità di motivazione;
- revocare il vostro consenso in qualsiasi momento quando il trattamento si basa su di esso, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati in precedenza;
- accedere ai dati che vi riguardano e ottenerne una copia, fatte salve le limitazioni previste dalla normativa;
- chiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti;
- chiedere la cancellazione dei vostri dati alle condizioni previste dalla normativa, in particolare quando non sono più necessari o sono stati oggetto di un trattamento illecito;
- chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla normativa, in particolare in caso di contestazione dell’esattezza dei dati o di opposizione al trattamento;
- beneficiare della portabilità dei dati quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto ed è effettuato mediante procedure automatizzate;
- impartire direttive relative alla sorte dei vostri dati dopo il vostro decesso.
Se ritenete che il trattamento dei vostri dati personali non sia conforme alla normativa applicabile, potete presentare un reclamo alla Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Per esercitare i vostri diritti o revocare il vostro consenso, potete contattare EUROVENT CERTITA CERTIFICATION al seguente indirizzo: dpo@eurovent-certification.com Una risposta vi sarà fornita nel più breve tempo possibile e, in ogni caso, entro un mese.