ВВЕДЕНИЕ
Настоящая политика конфиденциальности предназначена для ясного и прозрачного объяснения того, каким образом мы собираем, используем и обрабатываем ваши персональные данные, а также какие меры принимаются для обеспечения их безопасности и конфиденциальности в соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года (GDPR) и применимым законодательством.
Настоящая политика конфиденциальности применяется к персональным данным субъектов данных, в частности: пользователей веб-сайта и связанных с ним платформ, клиентов, потенциальных клиентов, поставщиков, партнеров, специалистов, определяющих спецификации, представителей профессиональных или институциональных организаций, а также любых лиц, участвующих в профессиональных или институциональных отношениях, включая кандидатов на вакансии.
Оператором персональных данных является компания EUROVENT CERTITA CERTIFICATION (ECC), зарегистрированный офис которой находится по адресу: 34 rue Laffitte, 75009 Paris. Контактные данные сотрудника по защите данных указаны ниже: dpo@eurovent-certification.com
Настоящая политика конфиденциальности может быть изменена в любое время с учетом изменений законодательства, нормативных требований или операционной деятельности. В случае существенного изменения субъекты данных будут уведомлены любым подходящим способом, в частности через веб-сайт или связанные с ним платформы.
СОБИРАЕМЫЕ ДАННЫЕ
Мы собираем персональные данные, относящиеся к клиентам, потенциальным клиентам, кандидатам на вакансии и пользователям веб-сайта и связанных с ним платформ.
В отношении клиентов обрабатываемые данные включают, в частности, профессиональные контактные данные представителей их организации (такие как имя и фамилия, номер телефона, должность, а также адрес электронной почты или почтовый адрес). Эти данные обрабатываются в целях управления договорными отношениями и контроля оказания услуг. В связи с этим осуществляемая обработка включает, в частности, управление договорами, выставление счетов, контроль оказания услуг, соблюдение бухгалтерских, налоговых и нормативных обязательств, а также, при необходимости, рассмотрение претензий и споров. Также могут обрабатываться банковские данные юридического или физического лица, которому выставляется счет, с соблюдением законодательных и нормативных обязательств и в целях обеспечения оплаты услуг. Наконец, дополнительная информация может собираться, если она добровольно предоставляется соответствующими контактными лицами, в той мере, в какой она необходима для надлежащего оказания услуг.
В отношении поставщиков, партнеров, специалистов, определяющих спецификации, представителей профессиональных или институциональных организаций, а также в целом контактных лиц, участвующих в профессиональных или институциональных отношениях, обрабатываемые данные включают, в частности, профессиональные контактные данные (такие как имя и фамилия, должность, организация, адреса электронной и обычной почты, а также рабочие номера телефонов). Эти данные обрабатываются в целях управления договорными или преддоговорными отношениями, сопровождения сотрудничества, а также развития и поддержания профессиональной сети компании. Они также могут использоваться в рамках отраслевых, институциональных или нормативных обменов, связанных с ее деятельностью.
В отношении потенциальных клиентов обрабатываемые данные включают, в частности, профессиональные контактные данные (такие как имя и фамилия, должность в организации, а также адреса электронной и обычной почты).
Эти данные обрабатываются в целях коммерческого продвижения, направления информации о предлагаемых услугах, приглашений на профессиональные мероприятия, а также институциональной коммуникации.
В отношении кандидатов на вакансии обрабатываемые данные включают, в частности, контактные данные (такие как имя и фамилия и адрес электронной почты), а также сведения, содержащиеся в резюме и сопроводительном письме, направленных при подаче заявки. Эти данные обрабатываются в целях управления процессом найма и оценки соответствия кандидатур предлагаемым должностям.
В отношении пользователей веб-сайта и связанных с ним платформ обрабатываемые данные включают, в частности, информацию, необходимую для обработки запросов пользователей, такую как имя, фамилия и адрес электронной почты.
Эти данные обрабатываются в целях обработки запросов, направленных через контактные формы, улучшения работы и производительности сайта, статистического анализа его посещаемости, а также обеспечения безопасности доступа к онлайн-сервисам.
ECC не принимает решений, имеющих юридические последствия или существенно влияющих на человека, исключительно на основании автоматизированной обработки.
ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ВАШИХ ДАННЫХ
Обработка персональных данных, осуществляемая ECC, основывается на следующих правовых основаниях:
- исполнение договора: управление договорными отношениями с клиентами, оказание услуг и выставление счетов;
- преддоговорные меры и законный интерес: управление заявками и организация процесса найма. Рассмотрение заявки на конкретную должность основывается на выполнении преддоговорных мер, принимаемых по запросу кандидата. Сохранение заявки для возможного предложения других профессиональных возможностей в дальнейшем основывается на законном интересе ECC в формировании резерва кандидатов с учетом прав и интересов субъектов данных;
- соблюдение законодательных и нормативных обязательств: хранение бухгалтерских документов, соблюдение налоговых обязательств и передача данных компетентным органам, когда этого требует закон;
- законный интерес: управление преддоговорными отношениями, профессиональное продвижение среди B2B-контактов, институциональная коммуникация, а также управление и защита прав компании;
- согласие: направление электронных сообщений, когда это требуется законодательством, и использование определенных файлов cookie, для которых необходимо предварительное согласие.
МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕДАЧА ДАННЫХ
Некоторые поставщики услуг или цифровых решений, используемых ECC, включая решения с функциями искусственного интеллекта, могут находиться за пределами Европейской экономической зоны или обрабатывать данные за ее пределами. В таких случаях ECC обеспечивает надлежащее регулирование таких передач в соответствии с GDPR, в частности на основании решения об адекватности, стандартных договорных положений, принятых Европейской комиссией, или иных надлежащих гарантий, предусмотренных применимым законодательством.
Список соответствующих стран, а также копию или описание применимых гарантий можно получить у сотрудника по защите данных (DPO).
СБОР ДАННЫХ
Персональные данные собираются либо непосредственно у субъектов данных, либо косвенно из общедоступных профессиональных источников. К таким источникам могут относиться, например, профессиональные справочники, сайты компаний или профессиональные социальные сети (такие как LinkedIn). При использовании веб-сайта и связанных с ним платформ (в частности, сайта ECC, клиентского портала и некоторых интерфейсов, используемых в рамках предоставляемых услуг) на устройство пользователя могут устанавливаться файлы cookie, строго необходимые для их работы.
Назначение этих файлов cookie — обеспечение надлежащей работы сервисов, аутентификации пользователей и балансировки нагрузки. Они не используются в рекламных целях или для таргетинга. Пользователь может настроить браузер таким образом, чтобы отказаться от всех или части файлов cookie. Однако отказ от некоторых файлов cookie может привести к ухудшению доступа к отдельным функциям соответствующих сервисов.
В рамках некоторых электронных сообщений ECC может использовать технологии, позволяющие измерять факт открытия сообщений или взаимодействие с их содержимым. Когда этого требует применимое законодательство, такая обработка основывается на предварительном согласии субъекта данных, которое может быть отозвано в любое время.
ПОЛУЧАТЕЛИ ДАННЫХ
В соответствии с применимым законодательством персональные данные могут передаваться, строго в пределах необходимого, следующим категориям получателей:
- соответствующим внутренним подразделениям (в частности, подразделениям, отвечающим за подбор персонала, административное управление, выставление счетов, сертификационную деятельность, операционную деятельность и коммуникации), а также лицам, непосредственно участвующим в обработке сертификационных досье;
- юридическим фирмам, выступающим в качестве консультантов или защищающим интересы компании, в частности в связи с соблюдением законодательных и нормативных обязательств или ведением споров;
- поставщикам услуг, партнерам и субподрядчикам, действующим от имени компании (например, поставщикам ИТ-услуг, хостинг-провайдерам, службам поддержки, поставщикам услуг перевода или коммуникации), в пределах их задач и при условии соблюдения договорных обязательств по конфиденциальности и безопасности;
- компетентным административным, судебным или регулирующим органам, если этого требует закон или уполномоченный орган.
Данные передаются исключительно в объеме, необходимом для достижения заявленных целей, и с соблюдением Регламента (ЕС) 2016/679.
БЕЗОПАСНОСТЬ ДАННЫХ
Компания применяет надлежащие технические и организационные меры для обеспечения безопасности и конфиденциальности обрабатываемых персональных данных и их защиты от случайного или незаконного уничтожения, утраты, изменения, раскрытия или несанкционированного доступа.
СРОК ХРАНЕНИЯ
Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей, ради которых они обрабатываются, с соблюдением применимого законодательства. В частности:
- данные кандидатов хранятся не более 2 лет с даты последнего контакта;
- данные клиентов хранятся в течение срока договорных отношений, а затем архивируются в соответствии с применимыми законодательными требованиями (в частности, 5 лет для договорных вопросов и 10 лет для бухгалтерских документов);
- данные потенциальных клиентов хранятся не более 3 лет с даты последнего контакта;
- данные, собранные через веб-сайт, в частности через контактные формы, хранятся в течение срока, необходимого для обработки запроса, а затем архивируются не более чем на 3 года с даты последнего контакта;
- Les données relatives aux fournisseurs, partenaires et contacts professionnels sont conservées pendant la durée de la relation, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
- les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL ;
- технические журналы и данные о подключениях, используемые для обеспечения безопасности информационных систем, выявления аномалий и предотвращения мошеннического доступа, хранятся не более 12 месяцев с момента их регистрации, если только более длительное хранение не требуется в связи с инцидентом безопасности, судебным спором или применимым законодательным обязательством.
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ВАШИХ ПРАВ В ОТНОШЕНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/679 (GDPR) вы обладаете правами в отношении касающихся вас персональных данных, в том числе после их передачи компании. В частности, вы можете:
- в любое время возразить по причинам, связанным с вашей конкретной ситуацией, против обработки, основанной на законном интересе. Если обработка осуществляется в целях прямого маркетинга, это право может быть реализовано без указания причин;
- в любое время отозвать свое согласие, если обработка основана на нем, без ущерба для законности обработки, осуществленной до отзыва согласия;
- получить доступ к касающимся вас данным и получить их копию с учетом ограничений, предусмотренных законодательством;
- потребовать исправления неточных или неполных данных;
- потребовать удаления ваших данных на условиях, предусмотренных законодательством, в частности если они больше не нужны или обрабатывались незаконно;
- потребовать ограничения обработки в случаях, предусмотренных законодательством, в частности при оспаривании точности данных или возражении против обработки;
- воспользоваться правом на переносимость данных, если обработка основана на согласии или договоре и осуществляется автоматизированными средствами;
- дать указания относительно того, что должно произойти с вашими данными после вашей смерти.
Если вы считаете, что обработка ваших персональных данных не соответствует применимому законодательству, вы можете подать жалобу в Национальную комиссию по информатике и свободам (CNIL).
Чтобы воспользоваться своими правами или отозвать согласие, вы можете связаться с EUROVENT CERTITA CERTIFICATION по следующему адресу: dpo@eurovent-certification.com Ответ будет предоставлен в максимально короткий срок и в любом случае не позднее одного месяца.