Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Table des matières

INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité a pour objet d’expliquer de manière claire et transparente comment nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel, ainsi que les mesures mises en œuvre afin d’en assurer la sécurité et la confidentialité, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la réglementation applicable.

La présente politique de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel des personnes concernées, notamment : les utilisateurs du site internet et des plateformes associées, les clients, les prospects, les fournisseurs, les partenaires, les prescripteurs, les représentants d’organisations professionnelles ou institutionnelles, ainsi que toute personne intervenant dans le cadre de relations professionnelles ou institutionnelles, y compris les candidats aux offres de recrutement.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société EUROVENT CERTITA CERTIFICATION (ECC), dont le siège social est situé au 34 rue Laffitte, 75009 Paris. Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles. En cas de modification substantielle, les personnes concernées en seront informées par tout moyen approprié, notamment via le site internet ou les plateformes associées.

DONNÉES COLLECTÉES

Nous collectons des données à caractère personnel relatives aux clients, prospects, candidats aux offres de recrutement et utilisateurs du site internet et des plateformes associées.

S’agissant des clients, les données traitées comprennent notamment les coordonnées professionnelles des contacts au sein de leur organisation (telles que les nom et prénom, le numéro de téléphone, la fonction ainsi que les adresses e-mail ou postale). Ces données sont traitées aux fins de gestion de la relation contractuelle et du suivi des prestations. À ce titre, les traitements mis en œuvre incluent notamment la gestion des contrats, la facturation, le suivi des prestations, le respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires, ainsi que, le cas échéant, la gestion des réclamations et des contentieux. Des données bancaires relatives à la personne morale ou physique facturée peuvent également être traitées, dans le respect des obligations légales et réglementaires et afin d’assurer le règlement des prestations. Enfin, des informations complémentaires peuvent être collectées lorsqu’elles sont communiquées volontairement par les interlocuteurs concernés, dans la mesure où elles sont nécessaires au bon déroulement des prestations.

S’agissant des fournisseurs, partenaires, prescripteurs, représentants d’organisations professionnelles ou institutionnelles, ainsi que plus généralement des contacts intervenant dans le cadre de relations professionnelles ou institutionnelles, les données traitées comprennent notamment les coordonnées professionnelles (telles que les nom et prénom, la fonction, l’organisation d’appartenance, les adresses e-mail et postale ainsi que les numéros de téléphone professionnels). Ces données sont traitées aux fins de gestion des relations contractuelles ou précontractuelles, du suivi des collaborations, ainsi que du développement et de l’entretien du réseau professionnel de la société. Elles peuvent également être utilisées dans le cadre des échanges sectoriels, institutionnels ou réglementaires en lien avec ses activités.

S’agissant des prospects, les données traitées comprennent notamment les coordonnées professionnelles (telles que les nom et prénom, la fonction exercée au sein de l’organisation, ainsi que les adresses e-mail et postale).

Ces données sont traitées aux fins de prospection commerciale, d’envoi d’informations relatives aux services proposés, d’invitations à des événements professionnels, ainsi que de communication institutionnelle.

S’agissant des candidats aux offres de recrutement, les données traitées comprennent notamment les coordonnées (telles que les nom et prénom et l’adresse e-mail), ainsi que les informations figurant dans le curriculum vitae et la lettre de motivation transmis à l’occasion d’une candidature. Ces données sont traitées aux fins de gestion du processus de recrutement et d’évaluation de l’adéquation des candidatures aux postes proposés.

S’agissant des utilisateurs du site internet et des plateformes associées, les données traitées comprennent notamment les informations nécessaires au traitement des demandes formulées par les utilisateurs, telles que les nom, prénom et adresse e-mail.

Ces données sont traitées aux fins de gestion des demandes adressées via les formulaires de contact, d’amélioration du fonctionnement et des performances du site, d’analyse statistique de sa fréquentation, ainsi que de sécurisation de l’accès aux services en ligne.

ECC ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT DE VOS DONNEES

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par ECC reposent sur les bases juridiques suivantes :

  • l’exécution du contrat : gestion des relations contractuelles avec les clients, réalisation des prestations et facturation;
  • les mesures précontractuelles et l’intérêt légitime : gestion des candidatures et organisation du processus de recrutement. L’examen d’une candidature à un poste déterminé repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat. La conservation d’une candidature afin de proposer ultérieurement d’autres opportunités professionnelles repose sur l’intérêt légitime d’ECC à constituer un vivier de candidats, sous réserve des droits et intérêts des personnes concernées;
  • le respect des obligations légales et réglementaires : conservation des documents comptables, respect des obligations fiscales et communication de données aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige;
  • l’intérêt légitime : gestion des relations précontractuelles, prospection professionnelle auprès de contacts B2B, communication institutionnelle, ainsi que gestion et défense des droits de la société ;
  • le consentement : envoi de communications électroniques lorsque la réglementation l’exige et utilisation de certains cookies soumis à consentement préalable.

TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Certains prestataires ou fournisseurs de solutions numériques utilisés par ECC, y compris des solutions intégrant des fonctionnalités d'intelligence artificielle, peuvent être établis ou traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, ECC veille à ce que ces transferts soient encadrés conformément au RGPD, notamment au moyen d'une décision d'adéquation, de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou de toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

La liste des pays concernés et une copie ou une description des garanties applicables peuvent être obtenues auprès du DPO.

COLLECTE DES DONNÉES

Les données à caractère personnel sont collectées soit directement auprès des personnes concernées, soit indirectement à partir de sources professionnelles accessibles au public. Ces sources peuvent inclure, par exemple, des annuaires professionnels, des sites internet d’entreprises ou des réseaux sociaux professionnels (tels que LinkedIn). Lors de l’utilisation du site internet et des plateformes associées (notamment le site ECC, le portail clients et certaines interfaces utilisées dans le cadre des services proposés), des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement peuvent être déposés sur le terminal de l’utilisateur.

Ces cookies ont pour finalité d’assurer le bon fonctionnement des services, l’authentification des utilisateurs ainsi que l’équilibrage de charge. Ils ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou de ciblage. L’utilisateur peut configurer son navigateur afin de refuser tout ou partie des cookies. Toutefois, le refus de certains cookies peut entraîner une dégradation de l’accès à certaines fonctionnalités des services concernés.

Dans le cadre de certaines communications électroniques, ECC peut recourir à des technologies permettant de mesurer l'ouverture des messages ou les interactions avec leur contenu. Lorsque la réglementation applicable l'exige, ces traitements reposent sur le consentement préalable de la personne concernée, qui peut être retiré à tout moment.

DESTINATAIRES DES DONNÉES

Conformément à la réglementation applicable, les données à caractère personnel peuvent être communiquées, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

  • les services internes concernés (notamment les services en charge du recrutement, de la gestion administrative, de la facturation, de l’activité de certification, des opérations et de la communication), ainsi que les personnes directement impliquées dans le traitement des dossiers de certification ;
  • les cabinets d’avocats intervenant en qualité de conseil ou pour la défense des intérêts de la société, notamment au titre du respect des obligations légales et réglementaires ou de la gestion de contentieux ;
  • les prestataires, partenaires et sous-traitants agissant pour le compte de la société (tels que les prestataires informatiques, hébergeurs, services support, prestataires de traduction ou de communication), dans la limite de leurs missions et soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité ;
  • les autorités administratives, judiciaires ou de régulation compétentes, lorsque la loi l’exige ou à la demande d’une autorité habilitée.

Les données sont exclusivement communiquées dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies et dans le respect du Règlement (UE) 2016/679.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

La société met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées, et de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés.

DURÉE DE CONSERVATION

Les données à caractère personnel sont conservées pour des durées n’excédant pas celles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, dans le respect de la réglementation applicable. À ce titre :

  • les données des candidats sont conservées pendant une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact ;
  • les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux obligations légales applicables (notamment 5 ans en matière contractuelle et 10 ans en matière comptable) ;
  • les données des prospects sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact ;
  • les données collectées via le site internet, notamment via les formulaires de contact, sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact ;
  • Les données relatives aux fournisseurs, partenaires et contacts professionnels sont conservées pendant la durée de la relation, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
  • les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL ;
  • les journaux techniques et données de connexion utilisés pour assurer la sécurité des systèmes d’information, détecter les anomalies et prévenir les accès frauduleux sont conservés pendant une durée maximale de 12 mois à compter de leur enregistrement, sauf nécessité de les conserver plus longtemps en raison d’un incident de sécurité, d’un contentieux ou d’une obligation légale applicable.

EXERCICE DES DROITS SUR VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), vous disposez de droits sur les données à caractère personnel vous concernant, y compris après leur transmission à la société. Vous pouvez notamment :

  • vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Lorsque le traitement est effectué à des fins de prospection, ce droit peut être exercé sans motif ;
  • retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans affecter la licéité des traitements effectués antérieurement ;
  • accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie, sous réserve des limitations prévues par la réglementation ;
  • demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
  • demander l’effacement de vos données dans les conditions prévues par la réglementation, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou ont fait l’objet d’un traitement illicite;
  • demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la réglementation, notamment en cas de contestation de l’exactitude des données ou d’opposition au traitement ;
  • bénéficier de la portabilité des données lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et effectué à l’aide de procédés automatisés ;
  • formuler des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Pour exercer vos droits ou retirer votre consentement, vous pouvez contacter la société EUROVENT CERTITA CERTIFICATION à l’adresse suivante : Une réponse vous sera apportée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois.