Datenschutzerklärung

01EINLEITUNG

Diese Datenschutzerklärung soll klar und transparent erläutern, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und verarbeiten sowie welche Maßnahmen wir ergreifen, um deren Sicherheit und Vertraulichkeit gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 (DSGVO) und den geltenden Vorschriften zu gewährleisten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten betroffener Personen, insbesondere für Nutzer der Website und der zugehörigen Plattformen, Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partner, Spezifizierer, Vertreter von Berufs- oder institutionellen Organisationen sowie für alle Personen, die im Rahmen beruflicher oder institutioneller Beziehungen tätig werden, einschließlich Bewerbern auf Stellenausschreibungen.

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist EUROVENT CERTITA CERTIFICATION (ECC) mit Sitz in 34 rue Laffitte, 75009 Paris. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt: dpo@eurovent-certification.com

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden, um rechtlichen, regulatorischen oder betrieblichen Entwicklungen Rechnung zu tragen. Im Falle einer wesentlichen Änderung werden die betroffenen Personen auf geeignete Weise informiert, insbesondere über die Website oder die zugehörigen Plattformen.

02ERHOBENE DATEN

Wir erheben personenbezogene Daten zu Kunden, Interessenten, Bewerbern auf Stellenausschreibungen sowie Nutzern der Website und der zugehörigen Plattformen.

Bei Kunden umfassen die verarbeiteten Daten insbesondere die geschäftlichen Kontaktdaten der Ansprechpartner innerhalb ihrer Organisation (wie Vor- und Nachname, Telefonnummer, Funktion sowie E-Mail- oder Postanschrift). Diese Daten werden zur Verwaltung der Vertragsbeziehung und zur Nachverfolgung der Leistungen verarbeitet. Zu den hierfür durchgeführten Verarbeitungen gehören insbesondere Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung, Nachverfolgung der Leistungen, Einhaltung buchhalterischer, steuerlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie gegebenenfalls die Bearbeitung von Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten. Bankdaten der juristischen oder natürlichen Person, an die die Rechnung gestellt wird, können ebenfalls verarbeitet werden, unter Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen und zur Sicherstellung der Bezahlung der Leistungen. Schließlich können zusätzliche Informationen erhoben werden, wenn sie von den betreffenden Ansprechpartnern freiwillig mitgeteilt werden, soweit sie für die ordnungsgemäße Erbringung der Leistungen erforderlich sind.

Bei Lieferanten, Partnern, Spezifizierern, Vertretern von Berufs- oder institutionellen Organisationen sowie allgemein bei Kontakten im Rahmen beruflicher oder institutioneller Beziehungen umfassen die verarbeiteten Daten insbesondere geschäftliche Kontaktdaten (wie Vor- und Nachname, Funktion, zugehörige Organisation, E-Mail- und Postanschriften sowie geschäftliche Telefonnummern). Diese Daten werden zur Verwaltung vertraglicher oder vorvertraglicher Beziehungen, zur Nachverfolgung der Zusammenarbeit sowie zum Aufbau und zur Pflege des beruflichen Netzwerks des Unternehmens verarbeitet. Sie können außerdem im Rahmen branchenbezogener, institutioneller oder regulatorischer Austausche im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Unternehmens verwendet werden.

Bei Interessenten umfassen die verarbeiteten Daten insbesondere geschäftliche Kontaktdaten (wie Vor- und Nachname, die innerhalb der Organisation ausgeübte Funktion sowie E-Mail- und Postanschriften).

Diese Daten werden für geschäftliche Akquise, den Versand von Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen, Einladungen zu Fachveranstaltungen sowie institutionelle Kommunikation verarbeitet.

Bei Bewerbern auf Stellenausschreibungen umfassen die verarbeiteten Daten insbesondere Kontaktdaten (wie Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse) sowie die Angaben im Lebenslauf und im Anschreiben, die im Rahmen einer Bewerbung übermittelt werden. Diese Daten werden zur Verwaltung des Einstellungsverfahrens und zur Beurteilung der Eignung der Bewerbungen für die angebotenen Stellen verarbeitet.

Bei Nutzern der Website und der zugehörigen Plattformen umfassen die verarbeiteten Daten insbesondere die Informationen, die zur Bearbeitung der von den Nutzern eingereichten Anfragen erforderlich sind, wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.

Diese Daten werden zur Bearbeitung von über Kontaktformulare eingereichten Anfragen, zur Verbesserung der Funktionsweise und Leistung der Website, zur statistischen Analyse ihrer Nutzung sowie zur Absicherung des Zugangs zu Online-Diensten verarbeitet.

ECC trifft keine Entscheidung, die rechtliche Wirkung entfaltet oder eine Person erheblich beeinträchtigt, ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung.

03RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG IHRER DATEN

Die von ECC durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten beruhen auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Verwaltung der Vertragsbeziehungen mit Kunden, Erbringung der Leistungen und Rechnungsstellung;
• vorvertragliche Maßnahmen und berechtigtes Interesse: Verwaltung von Bewerbungen und Organisation des Einstellungsverfahrens. Die Prüfung einer Bewerbung auf eine bestimmte Stelle beruht auf der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Antrag des Bewerbers erfolgen. Die Aufbewahrung einer Bewerbung, um später andere berufliche Möglichkeiten anzubieten, beruht auf dem berechtigten Interesse von ECC, einen Bewerberpool aufzubauen, vorbehaltlich der Rechte und Interessen der betroffenen Personen;
• Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen: Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, Einhaltung steuerlicher Verpflichtungen und Übermittlung von Daten an die zuständigen Behörden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist;
• berechtigtes Interesse: Verwaltung vorvertraglicher Beziehungen, geschäftliche Ansprache von B2B-Kontakten, institutionelle Kommunikation sowie Verwaltung und Verteidigung der Rechte des Unternehmens;
• Einwilligung: Versand elektronischer Mitteilungen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und Verwendung bestimmter Cookies, die einer vorherigen Einwilligung bedürfen.

04INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNGEN

Bestimmte von ECC eingesetzte Dienstleister oder Anbieter digitaler Lösungen, einschließlich Lösungen mit Funktionen künstlicher Intelligenz, können außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums niedergelassen sein oder Daten außerhalb dieses Raums verarbeiten. In diesem Fall stellt ECC sicher, dass diese Übermittlungen gemäß der DSGVO abgesichert sind, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, von der Europäischen Kommission verabschiedete Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien nach den geltenden Vorschriften.

Die Liste der betroffenen Länder sowie eine Kopie oder Beschreibung der anwendbaren Garantien können beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

05DATENERHEBUNG

Personenbezogene Daten werden entweder direkt bei den betroffenen Personen oder indirekt aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen erhoben. Zu diesen Quellen können beispielsweise Branchenverzeichnisse, Unternehmenswebsites oder berufliche soziale Netzwerke (wie LinkedIn) gehören. Bei der Nutzung der Website und der zugehörigen Plattformen (insbesondere der ECC-Website, des Kundenportals und bestimmter im Rahmen der angebotenen Dienste verwendeter Schnittstellen) können auf dem Endgerät des Nutzers Cookies gesetzt werden, die für deren Betrieb unbedingt erforderlich sind.

Diese Cookies dienen dazu, den ordnungsgemäßen Betrieb der Dienste, die Authentifizierung der Nutzer sowie den Lastausgleich sicherzustellen. Sie werden nicht zu Werbe- oder Targetingzwecken verwendet. Der Nutzer kann seinen Browser so konfigurieren, dass alle oder bestimmte Cookies abgelehnt werden. Die Ablehnung bestimmter Cookies kann jedoch den Zugang zu bestimmten Funktionen der betreffenden Dienste beeinträchtigen.

Im Rahmen bestimmter elektronischer Mitteilungen kann ECC Technologien einsetzen, mit denen das Öffnen von Nachrichten oder Interaktionen mit deren Inhalt gemessen werden können. Soweit die geltenden Vorschriften dies verlangen, beruhen diese Verarbeitungen auf der vorherigen Einwilligung der betroffenen Person, die jederzeit widerrufen werden kann.

06EMPFÄNGER DER DATEN

Gemäß den geltenden Vorschriften können personenbezogene Daten, soweit dies unbedingt erforderlich ist, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• die zuständigen internen Abteilungen (insbesondere die Bereiche Personalbeschaffung, Verwaltung, Rechnungsstellung, Zertifizierung, Betrieb und Kommunikation) sowie Personen, die unmittelbar an der Bearbeitung von Zertifizierungsakten beteiligt sind;
• Rechtsanwaltskanzleien, die beratend tätig sind oder die Interessen des Unternehmens verteidigen, insbesondere im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen oder der Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten;
• Dienstleister, Partner und Auftragsverarbeiter, die im Auftrag des Unternehmens handeln (z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Anbieter, Supportdienste, Übersetzungs- oder Kommunikationsdienstleister), im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben und vorbehaltlich vertraglicher Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen;
• zuständige Verwaltungs-, Justiz- oder Regulierungsbehörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder auf Verlangen einer hierzu befugten Behörde.

Die Daten werden ausschließlich in dem Umfang übermittelt, der zur Erreichung der verfolgten Zwecke erforderlich ist, und unter Einhaltung der Verordnung (EU) 2016/679.

07DATENSICHERHEIT

Das Unternehmen setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

08SPEICHERDAUER

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, und unter Einhaltung der geltenden Vorschriften. Dabei gilt:

• Daten von Bewerbern werden für höchstens 2 Jahre ab dem letzten Kontakt gespeichert;
• Daten von Kunden werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und anschließend gemäß den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen archiviert (insbesondere 5 Jahre für vertragliche Angelegenheiten und 10 Jahre für buchhalterische Angelegenheiten);
• Daten von Interessenten werden für höchstens 3 Jahre ab dem letzten Kontakt gespeichert;
• über die Website, insbesondere über Kontaktformulare, erhobene Daten werden für die zur Bearbeitung der Anfrage erforderliche Dauer gespeichert und anschließend für höchstens 3 Jahre ab dem letzten Kontakt archiviert;
• Les données relatives aux fournisseurs, partenaires et contacts professionnels sont conservées pendant la durée de la relation, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
• les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL ;
• technische Protokolle und Verbindungsdaten, die zur Gewährleistung der Sicherheit der Informationssysteme, zur Erkennung von Anomalien und zur Verhinderung betrügerischer Zugriffe verwendet werden, werden ab ihrer Erfassung höchstens 12 Monate gespeichert, sofern nicht aufgrund eines Sicherheitsvorfalls, eines Rechtsstreits oder einer geltenden gesetzlichen Verpflichtung eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

09AUSÜBUNG IHRER RECHTE IN BEZUG AUF PERSONENBEZOGENE DATEN

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) haben Sie Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, auch nachdem diese an das Unternehmen übermittelt wurden. Sie können insbesondere:

• jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung, kann dieses Recht ohne Angabe von Gründen ausgeübt werden;
• Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitungen berührt wird;
• auf die Sie betreffenden Daten zugreifen und eine Kopie davon erhalten, vorbehaltlich der in den Vorschriften vorgesehenen Einschränkungen;
• die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen;
• die Löschung Ihrer Daten unter den in den Vorschriften vorgesehenen Bedingungen verlangen, insbesondere wenn sie nicht mehr erforderlich sind oder unrechtmäßig verarbeitet wurden;
• die Einschränkung der Verarbeitung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen verlangen, insbesondere wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder Sie der Verarbeitung widersprechen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nutzen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt;
• Anweisungen darüber festlegen, was nach Ihrem Tod mit Ihren Daten geschehen soll.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht den geltenden Vorschriften entspricht, können Sie bei der Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) Beschwerde einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder zum Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie EUROVENT CERTITA CERTIFICATION unter folgender Adresse kontaktieren: dpo@eurovent-certification.com Sie erhalten so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats eine Antwort.